BQT báo cáo tình hình hoạt động và báo cáo tài chính quý 4/2022

BAN QUẢN TRỊ VINHOMES GARDENIA PHƯỜNG CẦU DIỄN

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc   Hà Nội, ngày  10  tháng 12 năm 2022

Kính gửi: Quý Cư Dân Vinhomes Gardenia

BÁO CÁO HOẠT ĐỘNG CỦA BQT NHIỆM KỲ 2022 – 2025

(Từ ngày 01/09/2022 – 1/12/2022)

Lời đầu tiên Ban Quản trị Cụm nhà chung cư Vinhomes Gardenia nhiệm kỳ 2022-2025 ( gọi tắt là BQT cụm) xin được gửi lời chào trân trọng nhất và gửi lời chúc sức khỏe tới toàn thể quý cư dân. Đồng thời BQT cụm cũng xin được cảm ơn sự ủng hộ, hợp tác và đồng hành của quý cư dân trong thời gian vừa qua.

Căn cứ Thông tư số 02/2016/TT-BXD ngày 15/02/2016 của Bộ Xây dựng về việc ban hành quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư;

Căn cứ Thông tư số 06/2019/TT-BXD ngày 31/10/2019 của Bộ Xây dựng sửa đổi, bổ sung một số điều của các Thông tư liên quan đến quản lý, sử dụng nhà chung cư;

Căn cứ Quyết định số 2094/QĐ-UBND của Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm về việc công nhận Ban quản trị cụm nhà chung cư Vinhomes Gardenia, phường Cầu Diễn, quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội;

Căn cứ Quy chế hoạt động của Ban quản trị Cụm chung cư Vinhomes Gardenia đã được thông qua tại HNNCC năm 2019 và sửa đổi bổ sung một số điều năm 2022;

Ban quản trị cụm được UBND Quận Nam Từ Liêm xin được báo cáo công tác hoạt động trong thời gian qua. BQT cụm công nhận chính thức từ ngày 29/08/2022 theo QĐ số 2094/QĐ-UBND. Ngay sau khi được HNNCC tin tưởng lựa chọn bầu vào tháng 07/2022, mặc dù chưa được nhận quyết định, nhưng các thành viên vẫn tiếp nhận và giải quyết các công việc. Sau 5 năm khu nhà đi vào vận hành, có rất nhiều công việc cần được giải quyết, máy móc hỏng hóc rất nhiều, các hạng mục đều xuống cấp cần được sửa chữa, thay thế. Sau hơn 03 tháng chính thức hoạt động, mặc dù thời gian đầu hoạt động gặp khá nhiều khó khan, nhưng BQT cụm luôn cố gắng cùng cư dân từng bước giải quyết các vấn đề nhằm đem lại những gì tốt đẹp nhất có thể cho khu chung cư Vinhomes Gardenia. BQT xin tổng kết và báo cáo tới toàn thể Quý cư dân quá trình hoạt động trong thời gian vừa qua – các tồn tại và kết quả đạt đươc. Báo cáo bao gồm các nội dung chính sau đây:

– Báo cáo về nhân sự  và hoạt động của BQT.

– Báo cáo tài chính thu chi ba tháng qua.

I.VỀ NHÂN SỰ CỦA BQT

1. Nhân sự BQT:

– Ban quản trị Vinhomes Gardenia nhiệm kỳ 2022-2025 được UBND Quận Nam Từ Liêm ra Quyết định công nhận số 2094/QĐ-UBND ngày 29/08/2022 gồm:

Họ và tên	Mã căn hộ	Chức vụ
Bà Nguyễn Thị Thu Hằng	A1-1104	Trưởng ban
Ông Trần Đình Tri	A1- 0904	Phó ban
Ông Đỗ Minh Khôi	Đại diện CĐT	Phó ban
Ông Phan Thanh Tùng	A2 – 1609	Thành viên
Ông Phạm Tuấn Hùng	A2 – 2419	Thành viên
Bà Lê Huyền Anh	A3 – 2312A	Thành viên
Ông Hoàng Văn Kết	A3 – 1608	Thành viên

– Các thành viên có đơn xin từ nhiệm gồm:

+ Bà: Lương Thành Lê (CH: A1 – 1602 ) có đơn từ nhiệm ngày 05/09/2022

+ Ông: Vũ Toàn Thắng (CH: A3 – 3412 ) có đơn từ nhiệm ngày 07/09/2022

+ Ông: Nguyễn Viết Hiến (CH: A2 – 1904) có đơn từ nhiệm ngày 22/09/2022

2. Phân công nhiệm vụ của các thành viên BQT:

Nhân sự của BQT trong hơn 03 tháng qua có nhiều xáo trộn do có 03 thành viên có đơn từ nhiệm xin rút khỏi BQT. Để việc quản lý vận hành chung cư không bị ảnh hưởng nhiều, BQT đã phân công nhiệm vụ cho các thành viên với từng giai đoạn phù hợp với nhân sự của BQT hiện có.

Nhiệm vụ của các thành viên BQT hiện tại được phân công như sau:

2.Các hoạt động của BQT đang thực hiện từ ngày nhận quyết định cho đến nay:

– Tổ chức tiếp nhận bàn giao hồ sơ kỹ thuật từ BQT tiền nhiệm và tiến hành lưu kho.

– Tổ chức tiếp nhận bàn giao hạ tầng, trang thiết bị của 3 tòa A1, A2, A3 và phần sở hữu chung của khu căn hộ VHG từ Chủ Đầu tư như : Hầm Bl, hệ thống thang máy, hệ thống điều hòa, hệ thống bề phốt, bể bơi, hệ thống cảnh quan,….

– Tổ chức đấu thầu hợp đồng tiền gửi và hoàn tất hợp đồng tiền gửi tại các ngân hàng.

– Phối hợp cùng BQL kiểm tra các hạng mục cần bảo trì, sửa chữa, thay thế, nâng cấp trước khi tiến hành phê duyệt. Nghiệm thu các hạng mục sau khi triển khai sửa chữa, bảo trì (Do thời gian khấu hao sử dụng đã lâu, rất nhiều máy móc, thiết bị bị hỏng. BQT luôn cố gắng giám sát cả quá trình thi công của nhà thầu, lẫn nghiệm thu các hạng mục.)

– Phối hợp với BQL và nhà thầu triển khai bảo trì thang máy, bảo trì hệ thống PCCC, bảo trì hệ thống điều hòatòa A1, A2, A3

– Tiến hành hút bể phốt định kỳ.

– Phối hợp cùng cư dân tổ chức một số sự kiện mang tính chất hoạt động cộng đồng như sự kiện Trung thu, Trang trí tại các sảnh nhân ngày 20/10, Noel.

– Giám sát và phối hợp với BQL trong công tác giám sát, đảm bảo an ninh, trật tự khu căn hộ.

– Tổ chức họp định kỳ hàng tháng với BQL để đánh giá công tác quản lý vận hành của khu chung cư VHG.

– Tổ chức họp thường xuyên để đánh giá công tác hoạt động của BQT và bàn bạc cách thức triển khai thực hiện.

– Phối hợp xử lý các công việc phát sinh liên quan đến công tác vận hành và nhà thầu.

– Điều phố cùng BQL xử lý các sự cố nguồn nước sinh hoạt. Do có sự chuẩn bị tốt về nguồn nước dự trữ cũng như kiểm soát tốt về mặt hạ tầng nên về cơ bản đã kiểm soát được và đảm bảo cho cư dân có đủ nước sinh hoạt.

3. Những việc còn tồn đọng, khó khăn và bất cập tại khu chung cư Vinhomes Gardenia

– Hệ thống cơ sở vật chất, trang thiết bị đa dạng, nhiều chủng loại, nên gặp nhiều khó khăn trong công tác vận hành, duy tu bảo trì và bảo dưỡng, cũng như tiến hành thay thế, sửa chữa.

– Sau 5 năm hoạt động các trang thiết bị đã hết thời gian bảo hành, một số hạng mục nhà thầu không tiếp tục hỗ trợ nên phải tìm kiếm nhà thầu mới.

– Hệ thống thang máy do đầu tư ban đầu của Chủ đầu tư chọn hãng Schindler ( là một trong các công ty sản xuất thang máy 100% vốn nước ngoài đầu tiên tại Việt Nam), tuy nhiên kể từ khi BQT nhận nhiệm vụ và theo dõi đến nay, thang máy thường xuyên xảy ra hỏng hóc trong quá trình vận hành, không đạt yêu cầu. Mặt khác, tình trạng nhà thầu độc quyền dẫn đến tình trạng ép giá trong quá trình cung cấp dịch vụ cũng như linh kiện, vật tư. Các thiết bị, vật tư, linh kiện thay thế cao hơn rất nhiều so với các hãng khác. Mặc đù BQT phối hợp với BQL sát sao và đôn đốc nhà thầu, nhưng hiệu quả chưa được như mong muốn, tần suất và thiết bị hỏng hóc vẫn nhiều.

– Một số hạng mục do thiết kế ban đầu chưa đạt yêu cầu nên dẫn đến tình trạng quá tải và gặp sự cố trong quá trình vận hành. Vị trí đỗ xe ô tô phục vụ cư dân dưới hầm thiếu cái này không thể xử lý được do thiết kế ban đầu của CĐT không đảm bảo được mỗi căn hộ sẽ có một chỗ đỗ xe dưới hầm.

– Kiến trúc mặt ngoài các tòa nhà đã bị hư hỏng, bong tróc sơn. Đã đến thời điểm phải duy tu, bảo dưỡng hạng mục sơn mặt ngoài 03 tòa. Dự kiến thời điểm thực hiện công tác duy tu sơn lại mặt ngoài 03 tòa vào năm 2023.

– Tình trạng an ninh trật tự khu đô thị vẫn chưa thực sự được đảm bảo, do quy hoạch khu đô thị là khu mở, nên người ngoài không phải cư dân vẫn có thể ra vào để sử dụng tiện ích của cư dân.

– Nhiều căn hộ thường xuyên vi phạm Nội quy như: Xả rác không đúng nơi quy định, thường xuyên mở cửa chính; sử dụng các khu sinh hoạt chung không giữa gìn, mở cửa cho người lạ vào khu căn hộ, gây ồn sau giờ quy định, nuôi vật nuôi bị cấm trong khu căn hộ; đặc biệt tình trạng để đồ vật rơi từ trên cao

xuống và đổ nước từ căn hộ tầng trên xuống tầng dưới vẫ còn diễn ra.

4. Truyền thông và tiếp nhận ý kiến, phản ánh của cư dân:

– Những thông tin chính và quan trọng được BQT niêm yết trên bảng tin cư dân tại sảnh các tòa.

– BQT đã thành lập trang web Vinhomes Gardenia là kênh chính thống để tiếp nhận các thông tin liên quan đến các vấn đề kỹ thuật, quản lý vận hành (QLVH) của khu chung cư. Bên cạnh đó BQT luôn lắng nghe ý kiến góp ý của cư dân qua các group Zalo, Facebook, Mail. Đây là một kênh tương tác quan trọng, nhanh chóng giữa BQT với cư dân.

– BQT luôn lắng nghe, tiếp nhận cũng như thông tin đến các tổ chức CT-XH, chính quyền một cách kịp thời và đầy đủ.

– Những ý kiến đóng góp, phản ánh của cư dân liên quan đến công tác vận hành tòa nhà luôn được BQT ghi nhận và truyền đạt tới BQL để cùng phối hợp tìm Phương án giải quyết phù hợp.

II BÁO CÁO TÀI CHÍNH:

1. Quỹ kết dư: Được hình thành chủ yếu từ nguồn tài trợ ngân hàng. Trong đợt tổ chức đấu thầu hợp đồng tiền gửi vừa qua, các ngân hàng trúng thầu đã có nguồn tài trợ cho các hoạt động của khu với tổng số tiền là 140 triệu đồng, trong đó trích ra 25.000.000 đồng để quấn hệ thống đèn ở cây chà là xung quanh khu vực bể bơi. Số tiền còn lại là 115.000.000 đồng.)

2. Quỹ bảo trì: Sử dụng để chi trả các khoản bảo trì hạng mục chung của tòa nhà theo các quy định của pháp luật. BQT cụm đã nhận bàn giao từ BQT tiền nhiệm tổng số tiền quỹ bảo trì là 137.148.210.871 VNĐ ( Một trăm ba mươi bảy tỷ, một trăm bốn tám triệu, hai trăm mười nghìn, tám trăm bảy mươi mốt đồng).

Khi nhận quỹ do BQT tiền nhiệm chưa thực hiện công tác kiểm toán nên BQT nhiệm kỳ 2022-2025 chỉ nhận số dư bàn giao thực tế.

Cụ thể thời điểm nhận quỹ bảo trì của 3 tòa nhà A1, A2, A3 gửi tại các ngân hàng có số dư như sau:

– Ngân hàng Vietinbank tính đến ngày 31/08/2022: Tổng số tiền 24.083.511.765 VNĐ ( Hai mươi tư tỷ, không tăm tám mươi ba triệu, năm trăm mười một nghìn, bảy trăm sáu mươi năm đồng).

– Ngân hàng SCB tính đến ngày 31/08/2022: 87.114.917.995 VNĐ ( Tám mươi bảy tỷ, một trăm mười bốn triệu, chin trăm mười bảy nghìn, chin trăm chính mươi lăm đồng) .

– Ngân hàng Việt Nam Thương tín tính đến ngày 05/09/2022: 22.000.000.000 ( Hai mươi hai tỷ đồng)

– Ngân hàng BIDV tính đến ngày 05/09/2022 là 3.945.755.469 VNĐ ( Ba tỷ, chín trăm bốn mươi lăm triệu, bảy trăm năm mươi lăm nghìn, bốn trăm sáu mươi chin đồng).

– Tài khoản ngân hàng SHB tính đến ngày 05/09/2022 là 4.025.642 đồng ( Bốn triệu, không trăm hai mươi lăm nghìn, sáu trăm bốn mươi hai đồng).

Tổng cộng số tiền quỹ bảo trì nhận lại từ BQT nhiệm kỳ 2019-2022 là 137.148.210.871 VNĐ

( Một trăm ba mươi bảy tỷ, một trăm bốn tám triệu, hai trăm mười nghìn, tám trăm bảy mươi mốt đồng).

 Báo cáo tình hình kết dư gốc và lãi các tài khoản tiền gửi tính đến ngày 18/11/2022.

2.1.Ngân hàng TMCP Sài Gòn – Hà Nội (SHB) lãi suất 8,15%/ năm

– Hợp đồng tiền gửi kỳ hạn 1 năm: 55.000.000.000 đồng (Năm mươi lăm tỷ đồng)

( Tòa A1: 18 tỷ; Tòa A2: 18 tỷ; Tòa A3: 19 tỷ)

+ Số lãi: 528.075.346 đồng.

+ Số dư: 55. 528.075.346 đồng.

(Bằng chữ: Năm mươi lăm tỷ, năm trăm hai mươi tám triệu, không trăm bảy mươi năm nghìn, ba tram bốn mươi sáu đồng.)

2.2. Ngân hàng TMCP Xuất nhập khẩu Việt Nam (Eximbank) lãi suất 7,6%/ năm

– Hợp đồng tiền gửi kỳ hạn 1 năm: 40.000.000.000 đồng (Bốn mươi tỷ đồng)

( Tòa A1: 12,5 tỷ; Tòa A2: 12,5 tỷ; Tòa A3: 15 tỷ)

+ Số lãi : 416.438.356 đồng.

+ Số dư: 40.416.438.356 đồng.

( Bằng chữ: Bốn mươi tỷ, Bốn trăm mười sáu triệu, bốn trăm ba mươi tám nghìn, ba trăm năm mươi sáu đồng.)

2.3. Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam (BIDV) lãi suất 7,2%/ năm

– Hợp đồng tiền gửi kỳ hạn 1 năm: 40.000.000.000 đồng (Bốn mươi tỷ đồng)

( Tòa A1: 12,5 tỷ; Tòa A2: 12,5 tỷ; Tòa A3: 15 tỷ)

+ Số lãi: 410.301.370 đồng.

+ Số dư: 40.410.301.370 đồng.

( Bằng chữ: Bốn mươi tỷ, bốn trăm mười triệu đồng, ba trăm linh một nghìn, ba trăm bảy mươi đồng.)

– Hợp đồng tiền gửi kỳ hạn 6 tháng: 4.800.000.000 đồng ( Bốn tỷ, tám trăm triệu đồng.)

( Tòa A1: 2,3 tỷ; Tòa A2: 2,5 tỷ)

+ Số lãi: 33.894.246 đồng.

+ Số dư: 4.833.894.246 đồng.

(Bằng chữ: Bốn tỷ, tám trăm ba mươi ba triệu, tám trăm chín mươi tư đồng, hai trăm bốn mươi sáu nghìn.)

2.4. Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam ( Vietinbank )

Hợp đồng tiền gửi ngắn hạn 3 tháng: 2.000.000.000 đồng ( Hai tỷ đồng)

( Tòa A1: 1 tỷ; Tòa A2: 1 tỷ)

+ Số lãi: 12.054.794 đồng.

+ Số dư: 2.012.054.794 đồng ( Hai tỷ, không trăm mười hai triệu, không trăm năm mươi tư nghìn, bảy trăm chín mươi tư đồng.)

2.5. Tổng số dư tính đến ngày 18/11/2022 của các tài khoản tiền gửi tại các ngân hàng là: 143.200.764.112 đồng.

Tất cả các tài khoản thanh toán và hợp đồng tiền gửi của mỗi tòa là đồng sở hữu bao gồm các thành viên của tòa đó và Trưởng ban.

Mọi giao dịch, tiền chuyển về các hợp đồng tiền gửi đều được thực hiện bằng hình thức chuyển khoản qua các ngân hàng. BQT chọn ngân hàng BIDV PGD Vinhomes Gardenia thuộc CN Mỹ Đình ( chân tòa A2) là đơn vị thực hiện các lệnh chuyển khoản đi tiền thanh toán chi trả cho các nhà thầu. Ngân hàng tra soát hồ sơ kỹ trước khi đi tiền.

Lưu ý:

Nếu Quý cư dân có thắc mắc liên quan đến bất kỳ hạng mục thu-chi nào, BQT sẽ cung cấp thông tin chi tiết đối với khoản thu-chi đó (bao gồm sổ hạch toán chi tiết, báo giá, hợp đồng, biên lai và các chứng từ liên quan.) hoặc quý cư dân có thể cùng BQT qua ngân hàng để đối soát trực tiệp tại quầy giao dịch.

            3. Tổng hợp chi phí chi cho các hạng mục sửa chữa, thay thế, bảo trì vận hành tòa nhà từ 27/9/2022 đến 23/11/2022 (Chi tiết theo bảng sao kê ngân hàng đính kèm)

	TỔNG CỘNG CHI: 1.738.119.817
STT	Nội dung chi tiết	Số tiền BQT chi (VNĐ)	Tổng số tiền chi
1	THANG MÁY	165.084.381	43.703.680	170.749.640	379.537.701
1.1	Phí bảo trì	–	43.703.680	59.655.197	103.358.877
1.2	Phí sửa chữa	165.084.381	–	111.094.443	276.178.824
2	ĐIỀU HOÀ	1.561.648	171.918.273	123.645.274	297.125.195
3	HỆ THỐNG NƯỚC NÓNG	–	–	49.616.000	49.616.000
4	HỆ THỐNG KÍNH	8.270.500	9.383.983	7.580.920	25.235.403
5	HỆ THỐNG CỬA	–	9.243.000	2.009.000	11.252.000
6	HỆ THỐNG NƯỚC THẢI	58.914.800	–	627.000	59.541.800
7	HỆ THỐNG PHÒNG GYM	–	–	54.086.000	54.086.000
8	HỆ THỐNG BỂ PHỐT	217.045.858	233.017.983	269.338.157	719.401.998
9	HỆ THỐNG CẤP NƯỚC	–	16.870.000	–	16.870.000
10	HỆ THỐNG THÔNG GIÓ	31.882.000	18.803.000	19.235.000	69.920.000
11	HỆ THỐNG ÁNH SÁNG	18.657.400	20.411.320	16.465.000	55.533.720
TÒA		A1	A2	A3

( Ghi chú: Bảng chi phí cho các hạng mục sửa chữa, thay thế, bảo trì vận hành tòa nhà từ 27/9/2022 đến 23/11/2022bao gồm một số khoản chi phí thanh toán công nợ cho hạng mục BQT tiền nhiệm làm từ trước T9/2022. Đồng thời một số hạng mục đã chi sẽ được đơn vị bảo hiểm thanh toán lại một phần trong thời gian tới nên số tiền thực tế chi trả sẽ ít hơn với con số đã báo cáo tại thời điểm này. Khi nào nhận được tiền bảo hiểm thanh toán, BQT sẽ thống kê chi tiết vào báo cáo của quý sau.)

III. KẾT LUẬN

Kính thưa Quý cư dân!

BQT cụm đã cố gắng hết mình trong phạm vi giới hạn cho phép, do tính chất kiêm nhiệm, thời gian đầu hoạt động, nhân sự chưa ổn định cũng như quỹ thời gian hạn hẹp, nên BQT vẫn chưa đáp ứng hết được mọi yêu cầu của cư dân, nhiều việc chưa thể giải quyết được theo nguyện vọng,… tuy nhiên BQT sẽ luôn cố gắng hết sức để có thể hoàn thành trách nhiệm của mình cũng như đáp lại sự tin tưởng, giao phó của cư dân. Kính mong quý cư dân có thể nhìn vào những nỗ lực của BQT trong thời gian qua để đánh giá quá trình hoạt động sau ba tháng kể từ ngày nhận được quyết định.

Để có được kết quả ban đầu nói trên ngoài sự cố gắng của BQT là sự đóng góp công sức vô cùng to lớn, tinh thần đoàn kết và của nhiều cư dân. Trong quá trình hoạt động còn điều gì chưa được tốt, nhiều việc có thể chưa được như mong đợi cũng mong quý cư dân thông cảm. BQT mong rằng toàn thể cư dân luôn đồng hành và ủng hộ và hỗ trợ, giúp chúng tôi hoàn thành nhiệm vụ của mình.

Một lần nữa BQT cụm xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới toàn thể Quý cư dân Vinhomes Gardenia. Chúc toàn thể Quý cư dân luôn mạnh khỏe, hạnh phúc và thành công!

Trân trọng!

Nơi nhận: Cư dân VHG Công khai thông tin theo quy định; Lưu: Ban Quản trị cụm.

THAY MẶT BAN QUẢN TRỊ TRƯỞNG BAN         Nguyễn Thị Thu Hằng